Software Development - Problem Identification

 

https://drive.google.com/file/d/1rrCrkrHp0IjhcuD2D3iRztYD9njL-kpH/view?usp=drive_link

Problem Identification ↓ Requirement Engineering ↓ SRS ↓ System Analysis ↓ Architecture Design ↓ Database Design ↓ Backend & Frontend Design ↓ Integration ↓ Testing & Deployment

Sistem Pemesanan Makanan Online untuk UMKM

Tahap ini adalah fondasi rekayasa perangkat lunak.
Kesalahan di tahap ini akan berdampak ke seluruh siklus pengembangan.

---

🎯 TUJUAN IDENTIFIKASI MASALAH

Memahami:

• Masalah bisnis yang sebenarnya

• Proses operasional saat ini (AS-IS)

• Hambatan pertumbuhan

• Kebutuhan nyata stakeholder

Prinsip penting:
Jangan membangun sistem berdasarkan asumsi teknis, tetapi berdasarkan masalah bisnis yang terverifikasi.

---

🔍 AKTIVITAS IDENTIFIKASI MASALAH

---

1️⃣ Observasi Proses Bisnis (AS-IS Analysis)

📌 Tujuan

Memahami bagaimana sistem berjalan saat ini.

📋 Kondisi UMKM (Manual System)

Alur pemesanan yang terjadi:

Pelanggan kirim pesan WhatsApp
        ↓
Admin membalas manual
        ↓
Pesanan dicatat di buku
        ↓
Dapur menerima informasi via lisan
        ↓
Admin hitung total manual
        ↓
Pelanggan transfer
        ↓
Admin konfirmasi manual

---

🔎 Temuan Observasi

1. Proses Tidak Terstandarisasi

• Format pesanan berbeda-beda

• Admin harus membaca chat satu per satu

2. Human Error Tinggi

• Salah catat jumlah

• Salah hitung total

• Lupa mencatat pesanan

3. Tidak Ada Database Terpusat

• Data pelanggan tidak tersimpan

• Riwayat transaksi tidak terdokumentasi

4. Tidak Real-Time

• Dapur sering terlambat menerima pesanan

• Tidak ada notifikasi otomatis

---

📊 Dampak Operasional

Masalah	Dampak
Manual input	Lambat
Tidak terstruktur	Sulit analisis
Tidak ada laporan	Owner tidak tahu performa
Chat menumpuk	Customer experience buruk

---

2️⃣ Interview Stakeholder

Stakeholder utama:

• Owner UMKM

• Admin kasir

• Pelanggan tetap

• Staff dapur

---

🎙 Hasil Interview – Owner

Keluhan utama:

• Tidak tahu menu mana paling laris

• Sulit menghitung omzet harian

• Tidak ada laporan bulanan otomatis

• Ketergantungan pada admin

---

🎙 Hasil Interview – Admin

Keluhan:

• Chat terlalu banyak saat jam sibuk

• Sering salah hitung

• Harus copy-paste alamat manual

---

🎙 Hasil Interview – Pelanggan

Keluhan:

• Lama dibalas

• Tidak tahu status pesanan

• Tidak ada katalog menu rapi

---

3️⃣ Identifikasi Pain Point

Dari observasi dan interview, ditemukan pain point berikut:

---

🔴 Pain Point 1: Inefisiensi Operasional

• 1 admin hanya mampu menangani ±20 order/jam

• Pada jam sibuk terjadi bottleneck

---

🔴 Pain Point 2: Kesalahan Perhitungan

• Total salah

• Diskon lupa diterapkan

• Ongkir tidak konsisten

---

🔴 Pain Point 3: Tidak Ada Insight Bisnis

Owner tidak memiliki:

• Data penjualan per hari

• Produk terlaris

• Repeat customer rate

---

🔴 Pain Point 4: Skalabilitas Rendah

Jika pesanan meningkat:

• Admin harus ditambah

• Biaya operasional meningkat

---

🔴 Pain Point 5: Customer Experience Rendah

• Tidak ada tracking

• Tidak ada konfirmasi otomatis

• Tidak ada sistem terstruktur

---

4️⃣ Analisis Gap Sistem Lama (Gap Analysis)

📊 Perbandingan AS-IS vs TO-BE

Aspek	AS-IS (Manual)	TO-BE (Digital System)
Pencatatan	Buku/Chat	Database
Perhitungan	Manual	Otomatis
Laporan	Tidak ada	Real-time dashboard
Proses	Lambat	Otomatis
Skalabilitas	Rendah	Tinggi

---

📌 Gap Utama

1. Tidak ada sistem terpusat

2. Tidak ada automasi

3. Tidak ada analitik

4. Tidak ada integrasi data

---

📌 OUTPUT TAHAP IDENTIFIKASI MASALAH

---

1️⃣ Problem Statement

UMKM mengalami inefisiensi operasional dalam proses pemesanan makanan karena sistem masih dilakukan secara manual melalui WhatsApp dan pencatatan buku, sehingga menyebabkan kesalahan pencatatan, lambatnya pelayanan, tidak tersedianya data analitik, serta keterbatasan skalabilitas bisnis.

---

2️⃣ Business Objective

Tujuan bisnis yang ingin dicapai:

1. Meningkatkan efisiensi pemrosesan pesanan minimal 50%

2. Mengurangi human error hingga <5%

3. Menyediakan laporan penjualan real-time

4. Meningkatkan kapasitas order tanpa menambah SDM

5. Meningkatkan kepuasan pelanggan

---

3️⃣ High-Level Solution

Mengembangkan sistem pemesanan makanan berbasis web dengan fitur:

• Registrasi & login pelanggan

• Katalog produk digital

• Keranjang belanja otomatis

• Checkout otomatis

• Dashboard admin

• Laporan penjualan real-time

• Database terpusat